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Best Practices/Management Of A Wide Public Actors Network

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Name of the Share-PSI workshop

Title of the Best Practice: MANAGEMENT OF A WIDE PUBLIC ACTORS NETWORK

ANIMATION D’UN RÉSEAU NATIONAL DE SOUTIEN ET DE DÉVELOPPEMENT DES ACTEURS PUBLICS


File:Best practice Natinoal Network of Public Actors (OpendataFrance).docx

Outline of the best practice

Many French local authorities (cities, metropolitan areas, departments, regions) have opened their datas since early 2010. They felt the need to join theirs forces in a network that :

  • Brings together Communities through sharing and communication tools,
  • Promotes procedures (best practices) between the members
  • Mutualises actions like data normalization or legal articles writing
  • Officially represents the members from public national bodies (state, senate ... ) or private actors (major companies like Google or National Geographic Institute, ... . )
  • Develops collective projects at national or international level

Through this network, called OpenDataFrance, local governments have a spokesperson, a development tool and an effective communication channel.


Des nombreuses collectivités territoriales françaises (régions départements métropole communes) se sont lancées dans l’ouverture des données publiques depuis 2010. Elles ont très tôt ressenties le besoin de se fédérer dans un réseau qui :

- Regroupe des collectivités à travers des outils de partage et de communication,

- Favorise les démarches (partage des meilleures pratiques),

- Mutualise des actions (normalisation des données ou rédaction d’articles juridiques),

- Représente officiellement les collectivités auprès des instances nationales publiques (état, sénat…) et privés (grands groupes, ….)

- Développe des projets collectifs au niveau national ou international

Grace à ce réseau, appelé OpenDataFrance, les collectivités territoriales ont un porte-parole, un outil de développement et un canal de communication efficace.



Management summary

Challenge

Driven by various associations such as the new generation Internet Foundation (Fing) or LiberTIC, the Open Data movement started in France by local authorities in 2010 (the city of Rennes, followed by the city of Paris and Montpellier, and a dozen cities in 2011).


In early 2012, the twenty communities met and realized that they had the same problems and the same challenges: standardize, facilitate, communicate, etc.


The French state established its Open Data portal in 2011 (data.gouv.fr) and it ahse been decided to manage and to harmonize actions between the national and local levels.

It appeared that it would be essential that this network will be constituted in a legitimate and representative legal entity at national level.

This legitimacy allows « Open Communities » to participate in major national debates on Opendata, not only bringing the experience of local actors but also defending their own interests.

Many public and private actors wishing to understand or start an Opendata process find now in OpendataFrance a single entry point, an active network and the wide tank of skills.


Porté par différentes associations telles que la Fondation Internet nouvelle génération (Fing) ou LiberTIC, le mouvement Opendata a démarré en France par les collectivités territoriales dès 2010 par la ville de Rennes, suivies par la ville de Paris et de Montpellier, et plus d’une dizaine de villes en 2011. Début 2012, cette vingtaine de collectivités se rencontraient et constataient qu’elles avaient les mêmes difficultés et les mêmes enjeux : normaliser, animer, communiquer, etc.

Elles ont donc décidé de créer un réseau informel pour s’entre-aider et ont commencé à travailler ensemble.

L’état français a créé son portail Opendata en 2011 et a rencontré ces collectivités pour harmoniser les actions entre les niveaux national et local (territorial) . Il est apparu qu’il était indispensable que ce réseau se constitue en une entité juridique légitime et représentative au niveau national.

Cette légitimité lui permet de prendre part aux grands débats nationaux sur l’Opendata, en apportant non seulement l’expérience vécue, opérationnelle des territoires mais en défendant aussi leurs propres intérêts.

De nombreux acteurs publics ou privés souhaitant comprendre l’opendata ou se lancer dans cette démarche trouve dorénavant dans OpendataFrance un point d’entrée unique, un réseau actif et la capacité de mobilisation de centaine de ressources humaines.



Solution

  • Establishment of an association (NGO) in 2012 with statutes, missions and objectives, governance and budget model,
  • Development of the network of actors represented by
    • Local politician (legitimacy)
    • Operational agent in these territories
  • Set-up of communication tools
    • Website (and Wikipedia page)
    • Social Networks (Twt , FB , LinkedIn, Vimeo , Flickr)
    • Tool standby and curation (Scoop -it)
    • Documents sharing tools (OwnCloud)
    • Mailing list
    • Working tools (wiki, pad.. )
  • Network Animation by a core team
    • Routing of calls and requests for action
    • Organization and preparation of formal and informal meetings
    • Monitoring of collective projects
    • Communication Management
    • Fundraising and administrative monitoring
  • Intervention in conferences, hearings or working groups
    • All members are likely to intervene, to be interviewed or participate in national and international working groups
  • Production (deliverable)
    • Communication Pack
    • Certification Pack
    • Standardization Pack
    • Legal Pack
    • Animation Pack : DataLab hackathon , ...


References :





  • Pad (collaborative documents)
    • http://pad.opendata-france.net/



  • Création d’une association (ONG) en 2012 avec des statuts : missions et objectifs, gouvernance et mode de financement,


  • Création et développement continu du réseau d’acteurs représentés par
    • les élus des territoires (légitimité)
    • les opérationnels des projets Opendata de ces territoires


  • Mise en place des outils de partage et de communication
    • Site web (et page wikipédia)
    • Réseaux sociaux (Twt, FB, LinkedIn, Viméo, FlickR)
    • Outil de veille et de curation (Scoop-it)
    • Outils de partage de documents (OwnCloud)
    • Liste de diffusion
    • Outils de travail (wiki, pad, )


  • Animation du réseau par un noyau d’acteurs engages
    • Routage des appels et des demandes d’intervention
    • Organisation et préparation des rencontres formelles ou informelles
    • Suivi des projets collectifs
    • Communication management
    • Collecte de fonds et suivi administratif


  • Intervention à des colloques, audition ou groupes de travail
    • Tous les membres sont susceptibles d’intervenir, d’être interviewés ou de participer à des groupes de travail nationaux ou internationaux.


  • Production de livrables
    • Pack de Communication
    • Pack de Formation
    • Pack de Normalisation
    • Pack Juridique
    • Pack d’animation : infolab, hackathon, …



Best Practice Identification

Why is this a Best Practice? What's the impact of the Best Practice?

Because this way of working brings a real added value to the development of Open Data in France and helps many communities to enter the Open Data movement or improve it.

This creates savings in terms of time spent (not reinvent what already exists, not to make twice or more the same work) and time to complétion (shorter, safer).

In an iterative approach, it helps to quickly share positive and negative experiences of each other to go straight to the target and to improve incrementally best practices.

We believe that is a process that should be deployed in others European countries because it is exemplary, easy to implement and effective.


Parce que cette façon de travailler apporte une vraie plus-value au développement de l’opendata en France et aide beaucoup les collectivités à entrer dans le mouvement Opendata ou à le développer.

Cela engendre des économies en terme de temps passé (ne pas réinventer ce qui existe déjà, ne pas faire 2 ou plus le même travail) et de délais de mise en œuvre.

Dans une approche itérative, cela permet de partager rapidement les expériences positives ou négatives des uns et les autres pour à aller directement à la cible et pour améliorer de façon incrémentale les meilleures pratiques.

Il nous semble que c’est un dispositif qui devrait se déployer en Europe parce qu’il est assez exemplaire, facile à mettre en œuvre et efficace.



Link to the PSI Directive

(Please use one or more of the categories listed on the last page of this document, as many as relevant)


Organisational structures and skills

>> that leverage other categories:

  • Policies and legislation (legal requirements, licenses etc..) / Licensing of information/data and metadata
  • Open Data platform(s) / Publication and deployment of information/data and metadata
  • Dataset criteria and priorities and value and scope w.r.t. datasets
  • Techniques w.r.t. opening up of data / Technical requirements and tools
  • Dataset structures, formats, APIs / Structuring of information/data, formats, APIs
  • Encouraging (commercial) re-use
  • Data quality issues and solutions / Quality assurance, feedback channels and evaluation
  • Documentation of information/data, creation of metadata
  • Selection of information/data to be published according to various criteria


Why is there a need for this Best Practice?

  • Speed, scale economy, cooperation, pragmatic and incremental approach.
  • Leverage on other actors (stronger decisions by cooperation)


  • Rapidité, économie d’échelle, coopération, approche pragmatique et incrémentale.
  • Effet de levier sur les autres acteurs (à plusieurs, on pèse plus fort sur les décisions)




France.png


What do you need for this Best Practice?

  • Human Resources:
    • design and animation: 20 days of set-up + 8 days/months of community management
    • Cost: free (light part-time of few agents in local administrations
  • Means:
    • Expenditure (40KEuro/y): 
      • Hosting of digital tools (server for the site, files and mail...)
      • Purchase and Maintenance of hardware and software (webserver)
      • Travel and Reception (cocktail, drinks)
      • Communication costs (printing flyers, poster or documentation)
      • Specific Services (legal advice, accouting)
  • The association can charge some Services to public customer through ad-hoc agreements.


  • Temps passé : conception et animation : 20 j de set-up + 8 j / mois d’animation


  • Dépenses :
    • humain (généralement libération d’un peu de temps des agents au sein de leur collectivité)
    • matériel :
      • hébergement des outils numérique (serveur pour le site, les doc. et les mail, ….),
      • quelques licences,
      • quelques prestations pour la maintenance des outils techniques,
      • quelques couts de déplacement
      • quelques coûts de réception (accueil à un salon)
      • quelques coûts de communication (impression flyers, poster ou documentation)


  • L’association peut faire des prestations qui sont financées par les demandeurs au terme de conventions ad-hoc.


Applicability by other member states?

  • All local authorities of each country
  • Connection of different national networks


  • Toutes les collectivités de chacun des pays membres.
  • + une interconnexion des différents réseaux



Contact info - record of the person to be contacted for additional information or advice.

Mail : contact@opendatafrance.net

Direct contact: Jean-Marie Bourgogne, +33 6 76 62 35 01, jmbourgogne@gmail.com






 

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